CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG LÂM NGHIỆP VÙNG NAM BỘ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc               TP. Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng  4 năm 2018.

QUY CHẾ BẦU CỬ BỔ SUNG THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CP GIỐNG LÂM NGHIỆP VÙNG NAM BỘ NHIỆM KỲ 2017-2022

             - Căn cứ Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 26/11/2014 (sau đây gọi tắt là Luật Doanh nghiệp) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp;

             - Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động (sau đây gọi tắt là Điều lệ) của Công ty Cổ phần giống lâm nghiệp vùng Nam bộ (sau đây gọi tắt là Công ty) đã được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông thường niên ngày 12/5/2017.

Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 của Công ty  bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ 2017-2022 (sau đây viết tắt là HĐQT) theo các nội dung dưới đây :

Điều 1. Đối tượng thực hiện bầu cử :

Cổ đông sở hữu cổ phần Công ty hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sở hữu cổ phần Công ty theo danh sách cổ đông có quyền dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 do HĐQT lập và có mặt tham gia bầu cử.

Điều 2. Tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT Công ty :

1. Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2, điều 18 của Luật Doanh nghiệp.

2. Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty và không nhất thiết phải là cổ đông Công ty.

3. Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết và hiểu biết pháp luật .

4. Thành viên HĐQT Công ty có thể đồng thời là thành viên HĐQT của Công ty khác.

5. Thành viên HĐQT Công ty không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc và Kế toán trưởng Công ty; không được là người có liên quan của Chủ tịch và các Thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng Tổng công ty lâm nghiệp Việt Nam - Công ty cổ phần.

Điều 3. Số lượng bầu bổ sung thành viên HĐQT, ứng cử, đề cử :

1. Số lượng bầu bổ sung thành viên HĐQT  Công ty nhiệm kỳ 2017-2022 : 01 thành viên.

2. Điều kiện ứng cử, đề cử :

a) Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% trở lên trên tổng số cổ phần Công ty trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền đề cử 01 người vào HĐQT;

b) Các cổ đông tự nguyện thành lập thành nhóm thoả mãn điều kiện qui định tại khoản a điều này để đề cử 01 người vào HĐQT nhưng phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết chậm nhất ngay khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;

c) Trường hợp cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đề cử nhưng không đề cử ứng cử viên thì HĐQT, Ban kiểm soát Công ty đề cử ứng cử viên.

d)  Hồ sơ tham gia đề cử, ứng cử viên vào HĐQT bao gồm:

- Đơn xin ứng cử hoặc đề cử tham gia HĐQT (theo mẫu).

- Sơ yếu lý lịch ứng viên tự khai.

- Các giấy ủy quyền (nếu ứng cử viên được nhóm ủy quyền ứng cử).

- Hồ sơ khác (văn bằng chứn g chỉ, CMND ….).

e) Thời hạn nộp hồ sơ ứng cử, đề cử :

Hồ sơ ứng cử, đề cử nộp về Phòng Tổng hợp Công ty trước ngày khai mạc đại hội ít nhất là 01 ngày. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm lập danh sách ứng cử, đề cử.

Điều 4. Phương thức bầu cử :

a) Việc bầu bổ sung 01 thành viên HĐQT Công ty được thực hiện bỏ phiếu kín theo phương thức bầu dồn phiếu.

b) Mỗi cổ đông/đại diện cổ đông thực hiện quyền bầu cử bổ sung thành viên HĐQT có tổng số quyền bầu cử (số phiếu bầu) tương ứng với số cổ phần sở hữu/đại diện. Bầu cử bằng phương pháp ghi số phiếu bầu cho ứng cử viên mà mình lựa chọn nhưng không được vượt quá tổng số quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông.

Điều 5. Trình tự, thủ tục bầu cử :

1. Giới thiệu danh sách ứng cử, đề cử;

2. Đại hội thảo luận và biểu quyết chốt danh sách.

3. Đại hội Bầu Ban Kiểm phiếu bầu cử theo đề cử của Chủ tịch Đoàn Đại hội.

4. Ban kiểm phiếu bầu cử hướng dẫn bỏ phiếu, kiểm tra thùng phiếu, phát phiếu bầu.

5. Cổ đông/ đại diện cổ đông tiến hành bỏ phiếu.

6. Ban kiểm phiếu bầu cử thu và kiểm phiếu, lập biên bản kiểm phiếu.

7. Trưởng Ban kiểm phiếu bầu cử công bố kết quả kiểm phiếu trước Đại hội.

8. Chủ tịch Đoàn Đại hội xem xét, giải quyết các khiếu nại, tố cáo về người ứng cử, đề cử cũng như kết quả bầu cử (nếu có).

Điều 6. Ban Kiểm phiếu bầu cử :

1. Ban Kiểm phiếu bầu cử có số lượng 03 người, do Đoàn Chủ tịch đề cử và Đại hội biểu quyết thông qua. Thành viên Ban kiểm phiếu bầu cử không được có tên trong danh sách đề cử, ứng cử vào HĐQT.

2. Ban kiểm phiếu bầu cử có trách nhiệm :

- Hướng dẫn quy định về bầu cử, cách ghi phiếu, bỏ phiếu.

- Kiểm tra thùng phiếu công khai trước Đại hội, phát phiếu bầu cử.

- Thu phiếu, kiểm phiếu, lập biên bản kết quả kiểm phiếu.

- Công bố kết quả kiểm phiếu trước Đại hội.

- Bàn giao Biên bản kiểm phiếu và phiếu bầu cho Chủ tịch Đoàn Đại hội.

- Phối hợp theo yêu cầu của Chủ tịch đoàn để giải quyết tố cáo, khiếu nại về kết quả bầu cử (nếu có).

Điều 7. Phiếu bầu cử, cách ghi phiếu bầu cử, bỏ phiếu :

1. Phiếu bầu cử :

- Phiếu bầu cử thành viên HĐQT đã được in sẵn họ và tên các ứng viên trong danh sách bầu cử (lập theo thứ tự chữ cái ABC) và có đóng dấu treo của Công ty.

- Mỗi cổ đông/đại diện cổ đông được phát 01 phiếu bầu cử, ngoài danh sách bầu cử thì trên phiếu bầu cử có in họ tên của cổ đông/đại diện cổ đông và tổng số cổ phần sở hữu/đại diện và tổng số quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông đó.

2. Cách ghi phiếu bầu cử :

- Cổ đông/đại diện cổ đông ghi số phiếu bầu cho ứng cử viên mà mình lựa chọn vào ô trống trong cột “số phiếu được bầu” tương ứng với dòng có họ và tên ứng cử viên mình lựa chọn; ký tên vào mục ký và ghi rõ họ tên. Số phiếu bầu cho ứng cử viên lựa chọn không được vượt quá quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông.

- Trường hợp ghi sai, cổ đông/đại diện cổ đông đề nghị Ban bầu cử đổi phiếu bầu cử khác, giao phiếu ghi sai lại cho Ban bầu cử hủy.

3. Bỏ phiếu : Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và kết thúc khi cổ đông/người đại diện cổ đông cuối cùng bỏ phiếu vào thùng phiếu.

Điều 8. Phiếu bầu cử hợp lệ, các trường hợp phiếu bầu cử không hợp lệ :

1. Phiếu bầu cử hợp lệ khi đảm bảo các điều kiện sau :

- Phiếu do Công ty phát hành, có đóng dấu treo của Công ty;

- Phiếu không bị rách, rời, không bị tẩy xóa hoặc ghi thêm tên người ngoài danh sách bầu cử đã in trên phiếu ngoại trừ ghi số phiếu bầu và ký tên;

- Phiếu bầu không quá số lượng 01 người được bầu bổ sung thành viên HĐQT và bầu không quá số phiếu quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông.Trường hợp phiếu trắng (không bầu cho ứng cử viên nào) vẫn được xem là hợp lệ.

2. Các trường hợp phiếu bầu cử không hợp lệ :

- Phiếu không do Công ty phát hành, không đóng dấu treo của Công ty.

- Phiếu bị rách, rời không nguyên vẹn;

- Phiếu tẩy xóa hoặc ghi thêm tên người ngoài danh sách bầu cử đã in trên phiếu.

- Phiếu bầu quá số lượng 01 người được bầu bổ sung thành viên HĐQT hoặc bầu quá số phiếu quyền bầu cử của cổ đông/đại diện cổ đông.

- Phiếu bầu cử mà cổ đông/đại diện cổ đông không ký tên.

Điều 9. Nguyên tắc xác định trúng cử  thành viên HĐQT :

1. Người trúng cử bổ sung thành viên HĐQT Công ty nhiệm kỳ 2017-2022 được xác định là người nhận được số phiếu bầu cao nhất tính từ trên xuống trong danh sách bầu cử.

2. Trường hợp có từ 02 ứng viên trở lên cùng nhận được số phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì xác định người trúng cử là người sở hữu/đại diện cổ phần Công ty nhiều nhất trong số đó.

3. Trường hợp danh sách bầu cử chỉ có 01 người thì người trúng cử phải đạt tỷ lệ trên 50% tổng số phiếu bầu.

4. Các trường hợp khác do Đại hội quyết định.

Điều 10. Kiểm phiếu, lập và công bố Biên bản kiểm phiếu :

1. Ban kiểm phiếu bầu cử phải thực hiện kiểm phiếu ngay khi việc bỏ phiếu kết thúc.

2. Việc kiểm phiếu thực hiện trong phòng kín dưới sự giám sát của Ban kiểm soát Công ty.

3. Kết quả kiểm phiếu phải được lập thành Biên bản, trong đó phải thể hiện các nội dung bao gồm :

- Tổng số người dự họp (cổ đông/đại diện cổ đông), tổng số người tham gia bỏ phiếu;

- Tổng số phiếu bầu phát ra, thu vào - tương ứng số phiếu quyền bầu cử;

- Tổng số phiếu bầu hợp lệ - tương ứng số phiếu quyền bầu cử, tỷ lệ %.

- Tổng số phiếu bầu trắng - tương ứng số phiếu quyền bầu cử, tỷ lệ %.

- Tổng số phiếu bầu không hợp lệ - tương ứng số phiếu quyền bầu cử, tỷ lệ %.

- Số phiếu bầu hợp lệ từng ứng cử viên nhận được - tương ứng tỷ lệ % so với tổng số phiếu quyền bầu cử tham gia bỏ phiếu.

- Người trúng cử.

- Chữ ký của các thành viên Ban kiểm phiếu bầu cử.

4. Toàn văn Biên bản kiểm phiếu phải được công bố trước Đại hội.

Điều 11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo :

1. Tất cả những tố cáo về ứng viên được đề cử, ứng cử hoặc các khiếu nại về việc bầu, kiểm phiếu sẽ do Chủ tịch đoàn giải quyết tại Đại hội và được ghi vào Biên bản ĐHĐCĐ.

2. Những tố cáo, khiếu nại liên quan đến cuộc bầu cử sau khi đã kết thúc Đại hội đồng cổ đông sẽ không được Công ty xem xét, giải quyết.

 Quy chế bầu cử này gồm 11 điều được đọc toàn văn trước Đại hội để thống nhất, biểu quyết và có hiệu lực thi hành khi có chấp thuận của cổ đông/ đại diện cổ đông sở hữu/ đại diện cho ít nhất là 70% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết  tham dự Đại hội.

                                                                                                                   ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

                                                                                                                                   CHỦ TỌA