CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG LÂM NGHIỆP VÙNG NAM BỘ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 4 năm 2018

 

QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 

CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG LÂM NGHIỆP VÙNG NAM BỘ

 Điều 1. Những Quy định chung :

1. Quy chế này áp dụng cho Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 của Công ty nhằm đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng, dân chủ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức và tiến hành Đại hội đồng cổ đông.

2. Quy chế này quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia Đại hội và điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội.

3. Cổ đông và các bên tham gia Đại hội có trách nhiệm thực hiện theo các quy định tại quy chế này.

Điều 2. Quyền và trách nhiệm của Đoàn Chủ tịch :

1. Đoàn chủ tịch Đại hội gồm 02 người là Chủ tịch HĐQT và Giám đốc Công ty. Chủ tịch HĐQT là Chủ tọa Đại hội.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tọa :

-  Điều khiển tiến hành Đại hội một cách hợp lệ, có trật tự theo đúng nội dung Chương trình, Quy chế đã được Đại hội thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số cổ đông, đại diện cổ đông dự họp.

-  Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề trong nội dung chương trình của Đại hội và các vấn đề liên quan trong suốt quá trình Đại hội.

-  Quyết định các vấn đề trình tự, thủ tục của Đại hội hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội.

-   Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp trong các trường hợp sau đây:

+  Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi  thuận tiện cho tất cả người dự họp.

+  Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.

Điều 3. Quyền và trách nhiệm của Ban kiểm tra tư cách cổ đông :

Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự ĐHĐCĐ gồm 03 thành viên do HĐQT đề cử và thực hiện nhiệm vụ ngay từ trước khi Đại hội diễn ra, nhằm xác định đủ điều kiện tiến hành Đại hội một cách hợp pháp, hợp lệ. Ban kiểm tra tư cách cổ đông có nhiệm vụ :

- Nhận và kiểm tra giấy tờ cổ đông đến dự Đại hội.

- Phát các tài liệu và Thẻ biểu quyết.

- Báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội.

- Kiểm tra, cập nhật tình hình cổ đông tham dự tại các thời điểm Đại hội biểu quyết, Bầu cử.

Điều 4. Quyền và trách nhiệm của Ban thư ký:

Ban Thư ký gồm 02 thành viên do Chủ tịch đoàn chỉ định. Ban Thư ký có nhiệm vụ :

-  Ghi chép đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung diễn biến tại Đại hội và những vấn đề đã được các Cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại hội.

-  Soạn thảo Biên bản Đại hội và Nghị quyết về các vấn đề đã được thông qua tại Đại hội.

-  Hỗ trợ Đoàn Chủ tịch công bố dự thảo các văn kiện, kết luận, biên bản, nghị quyết của Đại hội và Thông báo của Đoàn Chủ tịch gửi đến các cổ đông khi được yêu cầu.

- Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu của cổ đông, người đại diện cổ đông để chuyển cho Chủ tọa.

Điều 5. Quyền và trách nhiệm của Ban kiểm phiếu :

Ban Kiểm phiếu gồm 03 thành viên do Đoàn Chủ tịch đề cử và Đại hội thông qua. Ban Kiểm phiếu có nhiệm vụ :

- Kiểm tra, giám sát việc biểu quyết của các cổ đông, đại diện cổ đông.

- Tổ chức kiểm đếm kết quả biểu quyết.

- Lập Biên bản kiểm phiếu bầu cử và công bố trước Đại hội (nếu được Đại hội giao nhiệm vụ Ban kiểm phiếu bầu cử); giao lại Biên bản kiểm phiếu và Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu cử cho Đoàn Chủ tịch Đại hội.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của các Cổ đông khi tham dự Đại hội :

1. Điều kiện tham dự Đại hội :

- Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của Công ty. Danh sách này được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp chuyển nhượng cổ phần sau khi chốt danh sách cổ đông dự đại hội thì bên nhận chuyển nhượng được quyền tham dự Đại hội.

- Khi đến dự Đại hội, cổ đông phải mang theo để xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND/Thẻ căn cước hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng) và nộp thư mời dự Đại hội cho Ban Kiểm tra tư cách đại biểu để nhận Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết. Trường hợp là người được ủy quyền thì phải nộp Giấy ủy quyền của cổ đông (theo mẫu quy định của Công ty).

2. Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội thì có các quyền và nghĩa vụ sau đây :

-  Mỗi cổ đông được phát Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết có ghi thông tin liên quan và quyền biểu quyết (số phiếu biểu quyết) tương ứng với số cổ phần mà cổ đông sở hữu, đại diện theo số liệu tổng hợp của Phòng Tổng hợp Công ty cung cấp khi chốt danh sách tham dự Đại hội.

-  Được Ban tổ chức Đại hội cung cấp chương trình, tài liệu của Đại hội để xem xét và thảo luận trực tiếp tại Đại hội.

-  Được phát biểu ý kiến đóng góp, biểu quyết các vấn đề được ghi trong nội dung chương trình của Đại hội.

-  Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuôc họp đã khai mạc, được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ toạ không được dừng cuộc họp để những người đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng;

3. Nghĩa vụ của các cổ đông khi tham dự Đại hội : 

-  Tuân thủ các quy định tại Quy chế này.

-  Tuân thủ sự hướng dẫn, điều hành của Đoàn Chủ tịch Đại hội và tôn trọng kết quả biểu quyết của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ.

-  Ứng xử văn minh, lịch sự, giữ gìn trật tự cho đến khi kết thúc Đại hội :  Ngồi vào vị trí theo sự hướng dẫn của Ban tổ chức Đại hội; không hút thuốc lá trong phòng họp Đại hội;   không nói chuyện riêng, không sử dụng điện thoại di động trong lúc diễn ra Đại hội (điện thoại di động nên tắt hoặc để chế độ rung trong thời gian diễn ra Đại hội và chỉ nên nói chuyện ở bên ngoài phòng họp trong trường hợp cần thiết).

Điều 7. Điều kiện tiến hành Đại hội :

Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết theo danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông lập ngày 29/3/2018.

Điều 8. Phát biểu ý kiến tại Đại hội :

-  Cổ đông tham dự Đại hội đăng ký nội dung phát biểu với Đoàn Chủ tịch (thông qua Đoàn Thư ký). Chủ tọa sẽ mời Cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký và phù hợp với chương trình của Đại hội. Khi cần phát biểu tranh luận thì giơ tay, chỉ khi nào Chủ tọa đồng ý thì mới phát biểu.

-  Cổ đông phát biểu ngắn gọn, tránh trùng lặp, tập trung vào những nội dung đăng ký và phù hợp với nội dung chương trình đã được Đại hội thông qua, thời gian phát biểu không quá 05 phút/ một lần phát biểu.

- Trong quá trình phát biểu của Cổ đông, Chủ tọa có quyền yêu cầu ngừng nếu phát biểu ngoài nội dung đăng ký hoặc nội dung tranh luận không thích hợp với chủ đề hoặc không mang tính xây dựng.

Điều 9. Biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội :

1. Nguyên tắc : Tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của Đại hội đều phải được thông qua bằng cách lấy ý kiến biểu quyết công khai của tất cả cổ đông dự họp.

2. Cách biểu quyết :

- Biểu quyết bằng Thẻ biểu quyết : Áp dụng để biểu quyết thông qua Quy chế làm việc, Quy chế bầu cử, Chủ tịch Đoàn, Ban kiểm tra tư cách cổ đông, Ban kiểm phiếu, Ban Thư ký, Biên bản Đại hội, Nghị quyết Đại hội (nếu có). Cổ đông biểu quyết bằng cách giơ Thẻ biểu quyết khi chủ tọa yêu cầu cho ý kiến biểu quyết, lần lượt theo các phương án lựa chọn Đồng ý, Không đồng ý, Ý kiến khác hoặc không ý kiến. Cổ đông đồng ý phương án nào thì giơ Thẻ biểu quyết khi biểu quyết phương án trả lời đó.

- Biểu quyết bằng Phiếu biểu quyết : Dùng để biểu quyết các vấn đề cần thông qua Đại hội, trừ các vấn đề biểu quyết bằng Thẻ biểu quyết đã nêu ở trên. Cổ đông biểu quyết bằng cách đánh dấu chọn (X) vào ô tương ứng với phương án lựa chọn (Đồng ý, Không đồng ý) cho từng vấn đề biểu quyết ở trên phiếu biểu quyết, ký tên và bỏ phiếu vào thùng phiếu. Phiếu biểu quyết bị coi là không hợp lệ trong các trường hợp sau :

+ Phiếu không do Công ty phát hành, không đóng dấu treo của Công ty.

+ Phiếu bị rách rời, không nguyên vẹn;

+ Phiếu tẩy xóa hoặc ghi thêm thông tin khác, thêm kí hiệu.

+ Phiếu không điền lựa chọn vào ô nào hoặc điền 02 lựa chọn cho 1 vấn đề biểu quyết thông qua; chỉ tính không hợp lệ đối với vấn đề biểu quyết vướng tình huống này, còn các vấn đề biểu quyết khác cùng chung trên phiếu biểu quyết không vướng tình huống này vẫn được tính kết quả hợp lệ.

+ Phiếu biều quyết mà cổ đông/đại diện cổ đông không ký tên.

- Trường hợp số lượng người tham gia biểu quyết ít, Chủ tọa có thể xin ý kiến Đại hội để thực hiện tất cả các nội dung biểu quyết bằng hình thức dùng Thẻ biểu quyết.

3. Xác định kết quả biểu quyết vấn đề được Đại hội thông qua: Thực hiện theo đúng quy định tại Điều 28 của Điều lệ Công ty.

4. Bầu cử bổ sung thành viên Hội đồng Quản trị : Thực hiện theo Quy chế bầu cử do Đại hội thông qua.

Điều 10. Biên bản và Nghị quyết họp Đại hội đồng cổ đông :

1. Biên bản Đại hội phải lập đúng quy định, yêu cầu tại Điều 30 của Điều lệ Công ty và phải được đọc toàn văn dự thảo trước Đại hội để thảo luận chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) và biểu quyết thông qua.

2. Căn cứ Biên bản Đại hội và Biên bản kiểm phiếu, Nghị quyết của Đại hội sẽ được lập thành văn bản và được công bố toàn văn trên website của Công ty để thông báo đến toàn thể cổ đông theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 11. Hiệu lực của Quy chế :

Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua.

                                                                                                                                    TM . ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

                                                                                                                                                          CHỦ TỌA