Trang chủ

1. Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát Công ty Cổ phần giống Lâm nghiệp vùng Nam BộCô quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc của Ban kiểm soát nhằm kiểm tra, giám sát việc thực hiện Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông Công ty và quy định của pháp luật.

2. Quy chế này áp dụng đối với Công ty Công ty Cổ phần giống Lâm nghiệp vùng Nam BộCôuất nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn, Kiểm soát viên Công ty và các tổ chức, các cá nhân có liên quan đến hoạt động của Ban kiểm soát Công ty.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Công ty” là Công ty Công ty Cổ phần giống Lâm nghiệp vùng Nam BộCô.

2. “Điều lệ” là Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

3. “Đại hội đồng cổ đông” là Đại hội đồng cổ đông của Công ty.

4. “Hội đồng quản trị” là Hội đồng quản trị Công ty.

5. “Ban kiểm soát” là Ban kiểm soát Công ty.

6. “Kiểm soát viên” là thành viên Ban kiểm soát của Công ty.

7. “Giám đốc” là Giám đốc của Công ty.

8. “Luật Doanh nghiệp” là Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020 và có hiệu lực thi hành từ 01/01/2021.

9. Một số từ ngữ có liên quan đến Công ty cổ phần được giải thích theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp. Các từ ngữ khác trong Quy chế này được giải nghĩa trong các văn bản pháp luật hiện hành thì có nghĩa như trong văn bản pháp luật đó.

Chương II. TIÊU CHUẨN, ĐIỀU KIỆN, CHẾ ĐỘ HOẠT ĐỘNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ CỦA BAN KIỂM SOÁT

Điều 3. Tiêu chuẩn, điều kiện làm Kiểm soát viên

Kiểm soát viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định Điều 49 Điều lệ Công ty và không thuộc các trường hợp sau:

Làm việc trong bộ phận kế toán, tài chính của Công ty;
Là thành viên hay nhân viên của Công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của Công ty trong ba (03) năm liền kề trước đó.

Điều 4. Chế độ hoạt động của Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát gồm có 03 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, trong đó ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của Công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của Công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của Công ty.

2. Đại hội đồng cổ đông bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Kiểm soát viên. Các Kiểm soát viên bầu một trong số các thành viên trong Ban kiểm soát làm Trưởng Ban kiểm soát. Trưởng Ban kiểm soát là người có chuyên môn về tài chính kế toán, chuyên ngành kinh tế, tài chính, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

3. Ban kiểm soát có nhiệm kỳ không quá năm (05) năm và được Đại hội đồng cổ đông xem xét bầu lại nếu hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện của Kiểm soát viên. Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

4. Kiểm soát viên làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc không chuyên trách.

5. Những người được bầu giữ chức Trưởng Ban kiểm soát và các Kiểm soát viên có trách nhiệm tiếp nhận việc bàn giao và đảm nhiệm ngay công việc theo chức danh được bầu. Những người bị miễn nhiệm, bãi nhiệm có trách nhiệm bàn giao công việc cho những người mới được bầu hoặc cho các thành viên còn lại của Ban kiểm soát (trong trường hợp chưa bầu được các thành viên thay thế) trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm; đồng thời phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc của mình trong thời gian đã đảm nhiệm chức danh đó.

Điều 5. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban kiểm soát

1. Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng của Hội đồng quản trị và Giám đốc trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của Công ty.

3. Giám sát việc chấp hành các Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, của Hội đồng quản trị, thực hiện các cuộc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty.

4. Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

5. Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng sáu tháng, năm của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.

Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo về hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.

6. Xem xét sổ sách kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Điều lệ Công ty.

7. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại Khoản 2 Điều 16 Điều lệ Công ty, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời gian 07 ngày (bảy ngày) làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày (mười lăm ngày), kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.

Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.

8. Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của Công ty.

9. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

10. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý Công ty quy định tại Điều 45 Điều lệ Công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

11. Đề xuất và kiến nghị Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty .

12. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

13. Lập và thông báo cho Hội đồng quản trị, Giám đốc kế hoạch tiến hành các cuộc kiểm tra tại Công ty.

14. Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

15. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Điều 6. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Ban kiểm soát

1. Triệu tập cuộc họp Ban kiểm soát và hoạt động với tư cách là Trưởng Ban kiểm soát.

2. Yêu cầu Công ty cung cấp các thông tin liên quan để báo cáo các thành viên của Ban kiểm soát.

3. Lập và ký báo cáo của Ban kiểm soát sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để trình lên Đại hội đồng cổ đông.

4. Xây dựng chương trình, kế hoạch giám sát, kiểm tra theo định kỳ hàng quý, sáu tháng, hàng năm sau khi thông qua Hội đồng quản trị và tổ chức thực hiện theo chương trình, kế hoạch đã được xây dựng.

5. Chịu trách nhiệm đôn đốc các Kiểm soát viên triển khai thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ban kiểm soát. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng Kiểm soát viên.

6. Ủy quyền cho Kiểm soát viên đảm nhiệm công việc của Trưởng ban trong thời gian vắng mặt.

7. Chấp hành các quy định khác của pháp luật và Điều lệ Công ty.

Điều 7. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Kiểm soát viên

1. Kiểm soát viên Công ty có các quyền theo quy định của pháp luật và của Công ty, trong đó có quyền tiếp cận các thông tin và tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động của Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc và người quản lý doanh nghiệp khác có trách nhiệm cung cấp các thông tin kịp thời và đầy đủ theo yêu cầu của Kiểm soát viên.

2. Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ, quyết định của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

3. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty.

4. Trung thành với lợi ích của Công ty và cổ đông; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của Công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

5. Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực của các số liệu, hồ sơ liên quan đến các mặt hoạt động của Công ty. Trường hợp che giấu hoặc không kịp thời kiến nghị xử lý với những sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới.

6. Trường hợp vi phạm quy định tại Điều này mà gây thiệt hại cho Công ty hoặc người khác thì Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Mọi thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên có được phải hoàn trả cho Công ty.

7. Trường hợp phát hiện có Kiểm soát viên vi phạm trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thì Hội đồng quản trị phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

8. Mỗi Kiểm soát viên được phân công chuyên trách một lĩnh vực nghiệp vụ, có trách nhiệm giúp Trưởng Ban kiểm soát thực hiện công việc, trách nhiệm được giao trong lĩnh vực được phân công.

Điều 8. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát

1. Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.

2. Các nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, của Hội đồng quản trị phải được gửi đến cho các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị.

3. Báo cáo của Giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do Công ty phát hành được gửi đến Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.

4. Kiểm soát viên có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của Công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và các địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm nơi người quản lý và nhân viên của Công ty trong giờ làm việc.

5. Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên.

Điều 9. Miễn nhiệm, bãi nhiệm Ban kiểm soát

1. Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm Kiểm soát viên trong các trường hợp sau đây:

a. Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên theo quy định tại Điều 49 Điều lệ Công ty;

b. Có đơn từ chức và được chấp thuận;

c. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

2. Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm Kiểm soát viên trong các trường hợp sau đây:

a. Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được phân công;

b. Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng.

c. Vi phạm nhiều lần, vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo quy định của pháp luật và Điều lệ này;

d. Trường hợp khác theo Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Điều 10. Thù lao và lợi ích khác của Kiểm soát viên

1. Kiểm soát viên được trả thù lao theo công việc và được hưởng các lợi ích khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

2. Kiểm soát viên được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý, các chi phí phát sinh khi họ tham gia các cuộc họp Ban kiểm soát hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổng mức thù lao và chi phí này không vượt quá tổng ngân sách hoạt động hằng năm của Ban kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác.

3. Thù lao và chi phí hoạt động của Ban kiểm soát được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của Công ty.

Chương III. HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT

Điều 11. Chế độ làm việc của Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát làm việc theo chế độ tập thể kết hợp với chế độ trách nhiệm cá nhân theo công việc được phân công của từng thành viên trong Ban kiểm soát.

2. Các Kiểm soát viên căn cứ theo nhiệm vụ được phân công có trách nhiệm thực hiện chương trình của Ban kiểm soát. Mỗi thành viên được phân công chuyên trách một lĩnh vực, có trách nhiệm tham mưu và thực hiện báo cáo hoặc có ý kiến với Trưởng Ban kiểm soát đối với lĩnh vực được phân công. Việc phân công chỉ mang tính chất tương đối, mỗi Kiểm soát viên không chỉ thực hiện kiểm tra, giám sát lĩnh vực được phân công mà còn thực hiện kiểm soát ở các lĩnh vực khác, thuộc nhiệm vụ và chức năng chung của Ban kiểm soát.

3. Các Kiểm soát viên có ý kiến đối với báo cáo tài chính hằng năm, 06 tháng của Công ty, báo cáo của Ban kiểm soát trước Đại hội đồng cổ đông và các vấn đề khác theo yêu cầu của Trưởng Ban kiểm soát.

Điều 12. Cuộc họp của Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát họp tối thiểu 02 lần/năm do Trưởng Ban kiểm soát hoặc người tạm thời giữ chức hoặc người được ủy quyền Trưởng Ban kiểm soát triệu tập.

2. Ban kiểm soát có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề đột xuất, cấp bách của Công ty. Cuộc họp bất thường của Ban kiểm soát được tiến hành theo đề nghị của một trong số các đối tượng sau:

a. Chủ tịch Hội đồng quản trị.

b. Ít nhất 2/3 (hai phần ba) số thành viên Hội đồng quản trị.

c. Trưởng Ban kiểm soát.

d. Ít nhất 2/3 (hai phần ba) số thành viên của Ban kiểm soát.

e. Giám đốc.

3. Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị họp Ban kiểm soát bất thường của một trong các đối tượng nêu tại điểm a, b, d, e của khoản 2 Điều này, Trưởng Ban kiểm soát triệu tập và tiến hành cuộc họp Ban kiểm soát bất thường. Trường hợp sau hai lần đề nghị kế tiếp mà Trưởng Ban kiểm soát không triệu tập cuộc họp Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị và các Kiểm soát viên tiến hành họp Ban kiểm soát để xử lý công việc, đồng thời quyết định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Trưởng Ban kiểm soát, bầu một Kiểm soát viên đảm bảo các điều kiện giữ chức danh Trưởng Ban kiểm soát hoặc quyết định tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để xử lý những vấn đề chưa thể giải quyết.

4. Các cuộc họp Ban kiểm soát sẽ được tiến hành ở địa chỉ trụ sở đã đăng ký của Công ty hoặc một địa điểm khác do các Kiểm soát viên thống nhất. Hình thức tổ chức họp mặt Ban kiểm soát có thể là trực tiếp hoặc thông qua hình thức trực tuyến. Việc tham gia cuộc họp thông qua hình thức trực tuyến được coi là cuộc họp chính thức và cần được ghi lại trong biên bản họp.

5. Ban kiểm soát có quyền yêu cầu thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc và đại diện công ty kiểm toán độc lập tham dự và trả lời các vấn đề mà các Kiểm soát viên quan tâm.

Điều 13. Trình tự tổ chức và tiến hành họp Ban kiểm soát

1. Tất cả các cuộc họp định kỳ hoặc bất thường của Ban kiểm soát đều phải có sự chuẩn bị trước về nội dung. Trưởng Ban kiểm soát căn cứ vào mục đích cuộc họp phân công cho các Kiểm soát viên, bộ phận giúp việc cho Ban kiểm soát (nếu có) chuẩn bị nội dung, tài liệu cho cuộc họp.

2. Trưởng Ban kiểm soát hoặc người được ủy quyền thông báo mời họp tới các Kiểm soát viên. Trong trường hợp không thể dự họp, Kiểm soát viên có quyền gửi phiếu biểu quyết bằng văn bản cho Ban kiểm soát trước khi họp.

3. Cuộc họp Ban kiểm soát được tiến hành khi có từ 2/3 (hai phần ba) thành viên của Ban kiểm soát trở lên trực tiếp tham gia hoặc qua người thay thế là một trong các Kiểm soát viên được ủy quyền. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản.

4. Trường hợp cuộc họp của Ban kiểm soát được triệu tập nhưng không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban kiểm soát phải tiếp tục triệu tập cuộc họp lần hai trong thời gian không quá mười lăm (15) ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Sau hai lần triệu tập họp vẫn không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban kiểm soát phải thông báo cho Chủ tịch Hội đồng quản trị và đề nghị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường trong thời hạn không quá ba mươi (30) ngày tiếp theo để Đại hội đồng cổ đông xem xét về thành phần và tư cách của các Kiểm soát viên.

Điều 14. Thông qua quyết định của Ban kiểm soát

1. Mỗi Kiểm soát viên tham dự cuộc họp Ban kiểm soát sẽ có một phiếu biểu quyết tại cuộc họp. Nếu Kiểm soát viên không thể tham dự cuộc họp mà có ủy quyền bằng văn bản cho một Kiểm soát viên khác tham dự cuộc họp thì thành viên được ủy quyền có quyền thực hiện biểu quyết thay trừ trường hợp thành viên đó là đối tượng không được phép tham gia biểu quyết đối với vấn đề cần biểu quyết.

2. Kiểm soát viên có quyền lợi liên quan đến vấn đề được đưa ra Ban kiểm soát quyết định thì sẽ không được phép tham gia biểu quyết đối với vấn đề đó, đồng thời cũng không nhận được ủy quyền của Kiểm soát viên khác để tham gia biểu quyết vấn đề đó.

3. Quyết định của Ban kiểm soát được thông qua nếu đa số Kiểm soát viên có quyền tham gia biểu quyết dự họp chấp thuận, bao gồm cả phiếu biểu quyết bằng văn bản và biểu quyết theo ủy quyền. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía chủ tọa cuộc họp.

4. Trường hợp Ban kiểm soát lấy ý kiến để thông qua quyết định bằng văn bản thì quyết định được coi là có giá trị tương đương với quyết định được thông qua bởi các thành viên tại cuộc họp được triệu tập và tổ chức thông thường. Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản của Kiểm soát viên có hiệu lực nếu được sự nhất trí bằng văn bản của đa số các Kiểm soát viên có quyền tham gia biểu quyết đối với vấn đề đưa ra xin ý kiến.

5. Phiếu lấy ý kiến trong trường hợp biểu quyết bằng văn bản cần đảm bảo các nội dung chủ yếu sau đây:

a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty.

b. Mục đích lấy ý kiến.

c. Họ, tên và địa chỉ liên lạc của Kiểm soát viên.

d. Vấn đề cần lấy ý kiến.

e. Phương án biểu quyết bao gồm: Tán thành, không tán thành và không có ý kiến.

f. Thời hạn gửi phiếu lấy ý kiến đã được trả lời về Công ty.

g. Họ và tên, chữ ký của Trưởng Ban kiểm soát.

Điều 15. Biên bản họp của Ban kiểm soát

1. Cuộc họp của Ban kiểm soát phải được ghi chép đầy đủ bằng tiếng Việt vào biên bản họp. Đồng thời phải được tất cả các Kiểm soát viên tham dự cuộc họp ký tên và liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của biên bản họp. Thư ký cuộc họp do Trưởng Ban kiểm soát hoặc người được ủy quyền chỉ định theo từng phiên họp.

2. Chủ tọa cuộc họp có trách nhiệm bố trí và gửi biên bản cuộc họp của Ban kiểm soát tới các Kiểm soát viên. Biên bản họp này sẽ được coi là bằng chứng về những vấn đề được quyết định tại cuộc họp. Trừ trường hợp có khiếu nại liên quan đến nội dung của biên bản họp trong thời hạn mười (10) ngày kể từ ngày gửi biên bản họp.

Chương IV. MỐI QUAN HỆ CỦA BAN KIỂM SOÁT

Điều 16. Mối quan hệ của Ban kiểm soát với Đại hội đồng cổ đông

1. Ban kiểm soát báo cáo cổ đông về kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình tại kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định trong Điều lệ Công ty

2. Ban kiểm soát chỉ được thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật và/hoặc đã được Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn.

Điều 17. Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với Hội đồng quản trị

1. Ban kiểm soát với tư cách là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công ty, quan hệ với Hội đồng quản trị theo nguyên tắc bình đẳng, độc lập trong quá trình thực thi nhiệm vụ của mình. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

2. Trong các phiên họp của Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị vào cùng thời điểm.

3. Ban kiểm soát tham gia cùng với đoàn công tác kiểm tra, kiểm soát khi Hội đồng quản trị có yêu cầu.

4. Ban kiểm soát thông báo cho Hội đồng quản trị kết quả kiểm tra, giám sát nội bộ, định kỳ hoặc đột xuất sau khi kết thúc việc kiểm tra, kiểm soát.

5. Khi nhận được kết quả kiểm tra, Hội đồng quản trị xem xét, quyết định xử lý đối với các kết luận của Ban kiểm soát. Ban kiểm soát theo dõi việc thực hiện của Công ty đối với các kết luận và xử lý của Hội đồng quản trị.

6. Các báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của Công ty, báo cáo đánh giá công tác của Hội đồng quản trị chuẩn bị trình lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên phải gửi cho Ban kiểm soát trước ngày tổ chức đại hội để thẩm định.

7. Ban kiểm soát thông báo cho Hội đồng quản trị và tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị về các vấn đề được nêu trong báo cáo của Ban kiểm soát trước khi gửi lên Đại hội đồng cổ đông.

Điều 18. Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với Giám đốc Công ty

1. Ban kiểm soát và các Kiểm soát viên trong quá trình làm việc với Giám đốc và hệ thống điều hành phải giữ tính độc lập, khách quan, đồng thời phải hợp tác chặt chẽ, không gây cản trở lẫn nhau trong khi thực thi nhiệm vụ và quyền hạn của mình.

2. Giám đốc chỉ đạo các đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và những phương tiện phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán theo yêu cầu của Ban kiểm soát, đoàn kiểm tra, kiểm toán.

3. Giám đốc thông báo ngay cho Ban kiểm soát khi phát hiện những yếu kém, sai phạm gây tổn thất cho Công ty hoặc các thông tin, quyết định, kế hoạch sản xuất kinh doanh tác động xấu đến các cổ đông.

Điều 19. Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với các đơn vị, bộ phận điều hành của Công ty

1. Trưởng bộ phận/đơn vị được kiểm tra, kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng quản trị về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các thông tin, tài liệu cung cấp cho Ban kiểm soát.

2. Các đơn vị, phòng ban của Công ty phải cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và những phương tiện phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát theo yêu cầu của Ban kiểm soát.

Chương V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Điều khoản thi hành

1. Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát Công ty có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Trường hợp có những quy định liên quan đến hoạt động của Công ty chưa được đề cập trong Quy chế này sẽ được điều chỉnh theo Điều lệ Công ty, Quy chế, các quy định khác của Công ty và theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trong trường hợp có những quy định mới của pháp luật khác với những điều khoản trong Quy chế này thì những quy định của pháp luật đó đương nhiên được áp dụng.

Trong quá trình thực hiện có những vấn đề mới phát sinh, mà xét thấy cần phải sửa đổi, bổ sung, Quy chế có thể được điều chỉnh để phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình hoạt động thực tế của Công ty.

TM. BAN KIỂM SOÁT

TRƯỞNG BAN

Lê Thị Hồng Nhơn